¿Qué hacer si un huésped llega tarde?

Si ya has organizado unas cuantas experiencias, quizá te hayas encontrado con un problema frecuente para los anfitriones: un participante que llega tarde. Tal vez se haya equivocado de tren, todavía no se ha adaptado a la nueva zona horaria o simplemente no encuentra el lugar de reunión. Son cosas que le pueden pasar a cualquiera.

Le hemos pedido a nuestra comunidad consejos para gestionar los retrasos de los asistentes y qué hacer con el grupo que los está esperando. Sigue leyendo para descubrir soluciones creativas a este problema frecuente.

Puedes reducir el número de participantes que llegan con retraso si te comunicas con ellos de forma frecuente y con antelación suficiente. Muchos anfitriones optan por enviar un mensaje a todos los participantes al menos 24 horas antes de la experiencia. Este mensaje puede incluir:

• Una recomendación de salir temprano por si encuentran tráfico, retrasos o problemas para aparcar.
• Consejos sobre el transporte público o las mejores rutas para ir en coche.
• Una foto del punto de encuentro exacto.
• Sugerencias de lugares para aparcar cerca de la experiencia y cuánto tiempo calcular para el aparcamiento.
• Información sobre cómo comunicarse contigo, el anfitrión, el día de la experiencia.
• Una explicación del lugar y la hora en que pueden reunirse contigo en caso de llegar tarde (si hay una segunda ubicación en el itinerario).
• Información sobre el tiempo máximo de espera, por ejemplo 15 minutos.

Algunos anfitriones nos han explicado los resultados positivos de comunicarse con antelación y nos han dado sus consejos:

«Añadí el consejo de salir 20 minutos antes y consultar el estado del tráfico. Supuso una gran diferencia tanto para mí como para los asistentes. Siempre me dan las gracias». — Dominique, anfitriona de Cultural Food/Beer Crawl Barrio Logan, San Diego (California).

«Les doy instrucciones a los participantes sobre dónde reunirse conmigo si llegan tarde. Por ejemplo, les digo cuál es nuestra siguiente parada y a qué hora llegaremos allí». — Sarah, anfitriona de Recorre Portland en bicicleta eléctrica, Portland (Oregón).

«Nos damos los números de teléfono antes de la experiencia para que los participantes puedan llamar o enviar un mensaje si se pierden, tienen preguntas, etc. Siempre les envío un mensaje antes de salir. A cambio, ellos me dicen a qué hora calculan que van a llegar». — John, anfitrión de Archery Lessons for All, Portland (Oregón)

Para tomar en consideración a los participantes que se retrasan ligeramente, piensa cómo puedes desarrollar los primeros 15 minutos de la experiencia. Algunos anfitriones nos han contado cómo mantienen ocupados a los asistentes mientras esperan a otro que llega tarde.

«Lo primero que hago es servir unas bebidas, lo que lleva unos 10 minutos. Mientras charlo con los asistentes y los voy acomodando, envío un mensaje al que llega con retraso para preguntarle si está teniendo problemas para llegar y decirle que vamos a empezar en 10 minutos». — Justine, anfitriona de Conviértete en perfumista y crea tu propia esencia, París (Francia)

«Si el resto del grupo ha llegado ya, entablo conversación con ellos. Si el tiempo de espera es superior a 5 minutos, los llevo a ver un sitio interesante que está muy cerca del punto de encuentro y que normalmente no está incluido en el recorrido. Para cuando volvemos, la persona que venía con retraso ya debería haber llegado». — Ionut, anfitrión de Conoce a los artistas callejeros de Dublín, Dublín (Irlanda)

«Si algún participante se retrasa, le explico claramente al resto del grupo lo que sucede y qué información tengo. Empiezo con presentaciones y con preguntas sobre por qué se han apuntado a la experiencia, por qué me encanta el tiro con arco, etc. Les digo que no tengo problema en añadir más tiempo a la experiencia si a ellos les viene bien». — Angie, anfitriona de Mindfulness en el centro de la diana, Portland (Oregón)

Da por hecho que los participantes realmente tenían intención de llegar a tiempo; esto te ayudará a mantener una mentalidad positiva. Estos son los consejos de algunos anfitriones para comunicarse con los viajeros que llegan tarde:

«Si alguien llega tarde, le recibo diciéndole: "¡Gracias por no darte por vencido!"» — Sarah, anfitriona de Recorre Portland en bicicleta eléctrica, Portland, (Oregón).

«Si algún asistente se retrasa y no da señales de vida, le llamo por teléfono. Si no contesta, le envío un mensaje de texto para preguntarle si todo va bien. Si no recibo respuesta, espero como máximo 15 minutos y luego empiezo el recorrido. Le envío otro mensaje para decirle cuánto siento que no haya podido venir». — Ionut, anfitrión de Conoce a los artistas callejeros de Dublín

«Cuando un participante llega tarde, charlo con él o ella para conocerle lo mejor posible. Después uso esa información para intentar conectarle con los que han llegado antes. Así evito que se sienta excluido o aislado». — Jonathan, anfitrión de ¿Te apetece salir de fiesta en SF?, San Francisco (California)

Tú decides cómo de flexible eres con las personas que se han apuntado a la experiencia. Muchos anfitriones intentan adaptarse a los participantes que, ocasionalmente, llegan muy tarde porque han sufrido un contratiempo de verdad.

«En cierta ocasión, los dos únicos viajeros que habían reservado la experiencia iban a venir directamente del aeropuerto, porque su vuelo se había retrasado. Me enviaron un mensaje una hora antes de que empezase la experiencia. Dadas las circunstancias, decidí retrasar el inicio y recibirles una o dos horas más tarde. Obviamente, esta solución solo es posible si no tienes otros planes para ese día». — Ionut, anfitrión de Conoce a los artistas callejeros de Dublín, Dublín (Irlanda).